CTUL
Centre de Trajabadores Unidos en Lucha

Executive Assistant

Based in Minneapolis, MN

 

Organization Summary
Centro de Trabajadores Unidos en Lucha (CTUL) is a worker-led organization where workers organize, educate, and empower each other to fight for a voice in their workplaces and in their communities. We partner with other organizations and leaders to build a movement to win racial, gender, and economic justice. We identify the root causes of injustice and work to shift the balance of power between those who have it and those who don’t to improve the lives of our communities for present and future generations. Visit www.ctul.net to learn more.

Position Description
The Executive Assistant guides the administrative functions at CTUL, and is a key member of the Administration team. The main responsibilities for this position include providing support to the Executive Director, working within the Administration Team to provide administrative support for the organization, managing the CTUL Board of Directors, and coordinating logistics around meetings, retreats, interpretation and translation needs, and internal communications. The Executive Assistant is a confidential employee.

CTUL operates under a collective bargaining agreement with Minnesota Newspaper & Communication Guild, TNG-CWA Local 37002. The Executive Assistant is a confidential employee and is not represented for purposes of collective bargaining by the Guild.

Responsibilities
Responsibilities may include but are not limited to the following:
Executive Support:

• Provides administrative support to the Executive Director through meeting scheduling and prep, calendar and email management, and regular check-ins
• Thought partnership with the Executive Director
• Supports developing and updating organizational processes and policies
• Manages the Board of Directors by regularly communicating with Board members, coordinating logistics and creating materials for all board meetings, events, trainings, annual retreat and annual board elections
• Prepares and edits correspondence, communications, presentations and other documents for the Executive Director and the Board of Directors

General Administration Support:

• Coordinates logistics around and takes detailed notes during internal meetings including staff meetings, management meetings and union negotiations
• Coordinates organizational communications and reminders, including the CTUL calendar
• Distributes meeting minutes and follows up on action items
• Along with the administration team, manages Google Workspace administration (calendar, drive, email) & training for CTUL staff
• Provides technical support to staff, including for online databases, Google Suite Tools and Zoom
• Monitors the Operations email account and directs emails to the appropriate persons
• Supports internal communications, including managing written translation needs
• Secures or provides interpretation support for meetings
• Administers organizational Signal chats, including those for staff, leads, directors and board members

Qualifications

• Project management or coordination experience
• Highly organized and detail oriented with experience using spreadsheets, filing systems, and other tools to support in tracking and managing projects
• Familiarity with online calendars, cloud systems and google suite
• Problem solving ability
• Discretion and demonstrated ability to manage confidential information
• Strong communication and listening skills
• Fluency in both English and Spanish
• Have a flexible schedule, including some early mornings, evenings and weekends (typically 1-2 weekend days per month)

Preferred Experience

• 2 -3 years experience in administrative work
• Experience directly supporting senior executives or high level management.

Other Expectations

• Commitment to social, racial, and economic justice work as part of a multi-racial team
• Excellent communication and relationship-building skills
• Capable of working both independently and as part of a team
• Ability to deal with ambiguity, cope with change, and comfortably handle risk & uncertainty

Salary & Benefits
This is a full-time, salaried position with benefits. CTUL has a tiered salary range set by the Staff and Board based on the principles of economic justice and inclusion. This salaried position is currently compensated at $56,843.66 per year with an annual raise. Benefits include an annual 5% bonus which can be used towards a retirement fund, and paid time off including holidays, sick time, recuperation, and vacation time. This is a hybrid position and will be expected to regularly work in the office, with occasional work some evenings and weekends.

How to Apply
Send a cover letter and résumé to operations@ctul.net using the subject line “Executive Assistant.” Applications will be accepted and reviewed until the position is filled.

CTUL is an equal opportunity employer and encourages applications from people of color as well as persons with disabilities, LGBTQ individuals, women, immigrants, folks from working class backgrounds, and formerly incarcerated people.

Resumen de la organización
Centro de Trabajadores Unidos en Lucha (CTUL) es una organización liderada por trabajadores donde los trabajadores se organizan, educan y empoderan unos a otros para luchar por tener una voz en sus lugares de trabajo y en sus comunidades. Nos asociamos con otras organizaciones y líderes para construir un movimiento para lograr la justicia racial, de género y económica. Identificamos las causas fundamentales de la injusticia y trabajamos para cambiar el equilibrio de poder entre quienes lo tienen y quienes no lo tienen para mejorar las vidas de nuestras comunidades para las generaciones presentes y futuras. Visite www.ctul.net para obtener más información.

Descripción del puesto
El Asistente Ejecutivo orienta las funciones administrativas en CTUL, y es un miembro clave de un equipo dinámico. Las principales responsabilidades de este puesto incluyen brindar apoyo al Director/a Ejecutivo, trabajar dentro del Equipo de Administración para brindar apoyo administrativo a la organización, administrar la Junta Directiva de CTUL y coordinar la logística en torno a reuniones, retiros, necesidades de interpretación y traducción, y comunicaciones internas. El asistente ejecutivo es un empleado confidencial.

Responsabilidades
Las responsabilidades pueden incluir, entre otras, las siguientes:
Soporte Ejecutivo:

• Proporciona apoyo administrativo al Director Ejecutivo mediante la programación y preparación de reuniones, gestión del calendario y correo electrónico, y chequeos regulares.
• Colaboración estratégica con el Director Ejecutivo.
• Apoya el desarrollo y la actualización de procesos y políticas organizacionales.
• Administra la Junta Directiva, comunicándose regularmente con los miembros, coordinando la logística y creando materiales para todas las reuniones, eventos, capacitaciones, retiro anual y elecciones anuales de la junta.
• Prepara y edita correspondencia, comunicaciones, presentaciones y otros documentos para el Director Ejecutivo y la Junta Directiva.

Soporte de Administración general:

• Coordina la logística y toma notas detalladas durante las reuniones internas, incluidas reuniones de personal, reuniones de gestión y negociaciones sindicales.
• Coordina comunicaciones y recordatorios organizacionales.
• Distribuye actas de reuniones y realiza seguimiento de los puntos de acción.
• Junto con el equipo administrativo, gestiona la administración de Google Workspace (calendario, drive, correo electrónico) y capacitación para el personal de CTUL.
• Proporciona soporte técnico al personal, incluyendo bases de datos en línea, herramientas de Google Suite y Zoom.
• Monitorea la cuenta de correo electrónico de Operaciones y dirige los correos electrónicos a las personas apropiadas.
• Apoya las comunicaciones internas, incluyendo la gestión de las necesidades de traducción escrita.
• Asegura o proporciona apoyo de interpretación para reuniones.
• Administra los chats organizacionales en Signal, incluyendo los de personal, líderes, directores y miembros de la junta.

Requisitos del puesto:

• Experiencia en gestión o coordinación de proyectos.
• Altamente organizado y orientado a los detalles: utilizas (¡y te gustan!) hojas de cálculo, calendarios, sistemas de archivo y otras herramientas para ayudarte a rastrear y gestionar proyectos.
• Familiaridad con calendarios en línea, sistemas en la nube y Google Suite.
• Capacidad para resolver problemas.
• Discreción y capacidad demostrada para gestionar la confidencialidad.
• Habilidades de comunicación y escucha efectivas.
• Fluidez en inglés y español.
• Disponibilidad de horario flexible, incluyendo algunas mañanas tempranas, tardes y fines de semana (típicamente 1 día de fin de semana por mes).

Experiencia preferida

• 2-3 años de experiencia en trabajo administrativo.
• Experiencia apoyando directamente a ejecutivos de alto nivel o alta dirección.

Otras expectativas

• Compromiso con el trabajo de justicia social, racial y económica como parte de un equipo multirracial.
• Excelentes habilidades de comunicación y construcción de relaciones.
• Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en equipo.
• Habilidad para lidiar con la ambigüedad, adaptarse al cambio y manejar cómodamente el riesgo e incertidumbre.

Salario y beneficios
Esta es una posición a tiempo completo, con salario y beneficios. CTUL tiene una escala salarial por niveles establecida por el personal y la junta, basada en los principios de justicia económica e inclusión. Esta posición tiene un salario de $56,843.66 por año con un aumento anual. Los beneficios incluyen un bono anual del 5% que se puede usar para un fondo de jubilación, y tiempo libre pagado, incluyendo días festivos, días de enfermedad y vacaciones. Se espera que esta posición trabaje en la oficina durante el horario laboral regular, con trabajo ocasional algunas noches y fines de semana.

Cómo Aplicar:
Envía una carta de presentación y currículum a operations@ctul.net usando el asunto "Asistente Ejecutivo".

Las aplicaciones serán aceptadas y revisadas hasta que se llene la posición. CTUL es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y fomenta las solicitudes de personas de color, así como personas con discapacidades, individuos LGBTQ, mujeres, inmigrantes, personas de origen trabajador y personas anteriormente encarceladas.